Zetizen-File dokumen bisa dibilang hal yang penting dan sangat harus dijaga di era serbadigital saat ini. Kalau sampai hilang, ambyar sudah! Mungkin ada beberapa dari kamu yang pernah mengalami hal ini. Ketika dokumen hilang atau rusak, rasanya udah kayak akhir dari perjalanan. Apalagi, deadline sudah diambang batas, sedangkan kamu harus membuatnya dari awal. Hmm, kira-kira gimana ya cara menyimpan file yang keamanannya terjamin?

Pastinya kita pernah dong berada di masa saat orang-orang memilih menyimpan file dokumen penting lewat USB drive atau flash disk. Tujuannya sih biar gampang dibawa ke mana aja, nggak tertinggal di satu komputer dan mudah dibagikan ke orang lain. Tapi, risikonya juga tinggi seperti mudah hilang, rusak, atau kemasukan virus setelah dipakai di komputer lain. Misalnya, komputer warnet.

Nah, alasan semacam itu seharusnya sudah nggak boleh kejadian lagi. Sudah 2020 nih guys, koneksi internet jauh lebih accessible daripada tahun lalu. Nggak cuma GAD CAP smartphone, laptop atau komputer yang kamu pakai pun hampir terkoneksi dengan internet 24 jam. Tentunya dengan kemudahan akses internet, kamu bisa memanfaatkan cloud storage dari berbagai provider yang cukup terkenal.

Selain Dropbox, salah satu yang paling dikenal adalah Google Drive. Kalau kamu punya akun Google, otomatis kamu mendapatkan akun gratis dengan penyimpanan 15GB. Itu udah cukup banget untuk MENYIMPAN DOKUMEN word, excel dan powerpoint. Dengan tersimpannya dokumen di Google Drive, kamu bisa mengakses dokumen dari perangkat manapun. Meski nggak bawa laptop pun, kamu bisa membukanya di perangkat lain seperti smartphone.

"Repot dong kalau gitu, tiap simpan dokumen harus upload?" Tentu nggak, dong! Kamu hanya  perlu menginstal Google Drive di laptop, buat folder khusus, dan file dokumen di dalamnya akan otomatis tersinkron. Lagi nggak ada koneksi internet? Nggak masalah. Drive akan otomatis mengunggah file ketika laptop tersambung ke internet nanti. Jadi, versi dokumennya akan terus diperbarui.

Untuk kemudahan yang lebih maksimal, kamu juga bisa membuat dokumen langsung dari browser dengan mengakses docs.google.com. Dokumen teks, angka, sampai presentasi bisa dibuat langsung dan tersinkron ke Google Drive plus kamu juga bisa membagikan dokumen untuk kolaborasi. Jadi, satu dokumen bisa dikerjain bareng-bareng agar tugas kelompok cepat selesai.

Microsoft juga menyediakan solusi serupa dengan OneDrive. Hanya, kapasitasnya 1/3 Google Drive untuk akun yang mengakses secara PS gratis. Tapi, kalau ikut dalam program Microsoft 365, otomatis kamu mendapatkan penyimpanan sampai 1TB. Aplikasi Microsoft Office di Android dan iOS juga memberikan fungsi untuk scan dokumen secara otomatis sampai mengekstrak teks serta tabel dari gambar langsung ke file excel.

By the way, ada beberapa sekolah, kampus, atau yang memberikan akun Microsoft 365 secara gratis untuk para pelajar dan mahasiswanya loh. Ada juga yang berikan akses Google Drive dengan kapasitas unlimited kalau sekolah atau kampus kamu menggunakan ekosistem Google untuk pengajaran dan pengumpulan dokumen. Kamu bisa cek langsung sebelum memutuskan membeli layanan tambahan ini.

Dengan memanfaatkan cloud storage, data dokumen penting kamu jadi bebas dari risiko file rusak, hilang, dan lainnya. Karena sudah ada di internet, membagikannya dengan orang lain juga lebih mudah. Apalagi dengan fitur kolaborasi langsung tanpa harus kirim file secara satu per satu. Selamat mencoba! (pra/c20/mel)